Come ricordare le scadenze ai clienti su WhatsApp

Se lavori con clienti che hanno scadenze ricorrenti, hai un vantaggio enorme che quasi nessuno sfrutta: conosci la loro prossima scadenza con mesi di anticipo. La polizza che scade a marzo, la patente da rinnovare, l'abbonamento che finisce, il contratto di noleggio che va riconsegnato. Tu lo sai. Il cliente no, o se lo ricorda all'ultimo.

Chi glielo ricorda per primo, di solito, si prende il lavoro. Per questo ricordare le scadenze ai clienti conviene tanto a loro quanto a te: è il modo più diretto per trasformare un cliente occasionale in uno che torna ogni anno.

Prima il metodo manuale, con i suoi limiti veri, poi quello automatico su WhatsApp. In fondo trovi cinque casi concreti, ognuno con un messaggio pronto da copiare.

Il metodo manuale: funziona, fino a un certo punto

Il sistema con cui iniziano quasi tutti non richiede nessuno strumento:

Annota la scadenza appena la conosci: nome del cliente, numero di telefono, tipo di scadenza e data. Va bene un foglio di calcolo, l'agenda di carta o Google Calendar.
Imposta un avviso per te stesso. Su Google Calendar basta creare l'evento alla data della scadenza con una notifica qualche giorno prima.
Quando arriva la notifica, apri la chat e scrivi il messaggio WhatsApp al cliente.

Con dieci o quindici clienti questo sistema regge. È gratis, e ogni messaggio lo scrivi tu come vuoi tu.

Poi i clienti con scadenze diventano venti, trenta, e il sistema si rompe. Sempre negli stessi punti:

Google Calendar avvisa te, non il cliente. "Oggi scade la polizza di Bianchi", dice la notifica, ma il messaggio a Bianchi lo devi comunque scrivere tu. Se quel giorno sei in riunione o in ferie, il promemoria muore nel tuo telefono.
Le scadenze cadono di sabato, a Ferragosto, nella settimana in cui sei chiuso. Proprio quando l'agenda non la guarda nessuno.
Dopo un mese non ricordi più a chi hai scritto e a chi no. Ricontrolli le chat una per una, oppure rischi di scrivere a Rossi due volte. O mai.
Scrivere trenta volte lo stesso messaggio cambiando nome e data è il classico lavoro che si rimanda. E un promemoria rimandato arriva tardi, che è come non mandarlo.

Il limite del metodo manuale è tutto qui: dipende al cento per cento dalla tua memoria e dal tuo tempo, cioè dalle due risorse che ti mancano di più.

Come ricordare le scadenze ai clienti in automatico

La versione automatica parte dalla stessa abitudine, l'evento su Google Calendar, ma il messaggio, invece di arrivare a te, arriva direttamente al cliente. È quello che fa RicordamiApp con i promemoria scadenze, in tre passaggi.

1. Crea l'evento alla data della scadenza

Apri Google Calendar e crea un evento nel giorno esatto della scadenza. Nel titolo metti nome e numero di telefono del cliente, per esempio "Scadenza polizza auto – Mario Bianchi 333 1234567": il numero nel titolo è tutto quello che serve al sistema per sapere a chi scrivere. Se Google Calendar non lo usi, puoi creare il promemoria direttamente nell'app, senza calendario.

2. Scegli con quanto anticipo avvisare

Le scadenze non sono appuntamenti: avvisare il giorno prima serve a poco, perché il cliente ha bisogno di tempo per organizzarsi. Per questo puoi impostare il promemoria fino a 30 giorni prima della data, e inviarne più di uno per la stessa scadenza. Una combinazione che funziona bene: un primo messaggio 30 giorni prima, che dà il tempo di decidere, e un secondo 3 giorni prima, per chi ha rimandato.

3. Il messaggio parte da solo, le risposte arrivano a te

Alla data che hai scelto il messaggio parte da solo, per ogni evento in calendario, anche se quel giorno sei chiuso o in ferie. Se il cliente risponde "va bene, quando posso passare?", la risposta arriva a te e la conversazione continua come una normale chat. E se WhatsApp non consegna il messaggio, magari perché quel numero non lo usa, parte in automatico un SMS di riserva: il cliente riceve comunque l'avviso.

In pratica ti resta una sola abitudine: creare l'evento quando conosci la scadenza. Ricordarsene, scrivere, inviare e tenere traccia non dipendono più da te. Se vuoi vedere nel dettaglio come funziona il collegamento con il calendario, qui c'è la guida all'integrazione tra WhatsApp e Google Calendar.

Cinque casi concreti, con i messaggi pronti

Il metodo è lo stesso per tutti; cambiano solo la scadenza che conosci e l'anticipo giusto per avvisare. Per alcuni settori abbiamo guide dedicate, come quella sui promemoria per la revisione auto e quella sui richiami vaccinali dal veterinario. I cinque casi qui sotto coprono situazioni diverse. I modelli di messaggio danno del lei al cliente, tranne dove il tu è la norma: adattali al tono che usi di solito.

Assicuratori: la scadenza della polizza

Il caso dell'RC auto è particolare, e vale la pena spiegarlo al cliente. Dal 2013 la polizza auto ha durata annuale e non si rinnova tacitamente (art. 170-bis del Codice delle Assicurazioni): alla scadenza il contratto si risolve da solo. La compagnia mantiene la copertura solo per i 15 giorni successivi alla scadenza, il cosiddetto periodo di tolleranza. Dopo, il veicolo circola scoperto.

Per te che gestisci un'agenzia questo significa due cose: ogni polizza va rinnovata attivamente ogni anno, e ogni scadenza è un momento in cui il cliente può passare a un'altra compagnia. Se il primo messaggio chiaro arriva da te, il rinnovo di solito resta da te. Un buon anticipo: 30 giorni, con un secondo promemoria a una settimana dalla scadenza.

Buongiorno Sig. Bianchi, le scrivo dall'agenzia [nome]. La sua polizza auto scade il 15 marzo e, come sa, non si rinnova da sola. Se vuole, la contatto per rivedere insieme la copertura e preparare il rinnovo senza fretta. Mi può rispondere direttamente qui.

Autoscuole: il rinnovo della patente

Qui il vantaggio si misura in anni, perché la scadenza la conosci con largo anticipo. La patente B si rinnova a intervalli fissi che dipendono dall'età (art. 126 del Codice della Strada): ogni 10 anni fino ai 50 anni, ogni 5 tra i 50 e i 70, ogni 3 tra i 70 e gli 80, ogni 2 oltre gli 80. Quando un cliente fa la pratica da te, sai già quando dovrà tornare.

Basta creare l'evento alla data di scadenza della patente nel momento in cui chiudi la pratica, anche se mancano dieci anni. Un promemoria 30 giorni prima dà al cliente il tempo di prenotare la visita medica con calma, invece di scoprire la scadenza al primo controllo dei documenti. E di solito la pratica di rinnovo la affida a chi gliel'ha ricordata.

Buongiorno Sig.ra Ferri, siamo l'autoscuola [nome]. La sua patente scade il 20 aprile: possiamo occuparci noi del rinnovo, visita medica compresa, in un unico appuntamento. Mi risponda qui e le proponiamo un paio di date.

Centri estetici: il richiamo a fine ciclo

Qui la scadenza non la fissa una legge: la fissi tu, con il tuo protocollo. Molti trattamenti danno risultati solo se ripetuti a intervalli regolari: se il tuo ciclo prevede una seduta di richiamo dopo sei settimane, quella data la conosci nel momento esatto in cui la cliente esce dalla cabina.

Il problema classico è che la cliente esce contenta, dice "ci sentiamo", e poi passano tre mesi. Il richiamo automatico risolve proprio questo: crei l'evento a sei settimane, e il messaggio parte quando è il momento giusto per prenotare, invece che quando la cliente si ricorda di te.

Buongiorno Sig.ra Conti, sono Elena del centro [nome]. Sono passate sei settimane dall'ultimo trattamento: per mantenere i risultati questo è il momento ideale per la seduta di richiamo. Se mi scrive qui le propongo gli orari disponibili.

Noleggio: la fine del contratto

Attrezzature, veicoli, macchinari: ogni noleggio ha una data di riconsegna scritta nel contratto. È la scadenza più certa che esista, eppure i ritardi di riconsegna sono il pane quotidiano di chi noleggia, con le solite discussioni su penali e giorni extra.

Un promemoria due o tre giorni prima della riconsegna cambia la dinamica: il cliente puntuale si organizza, e quello che ha bisogno di più tempo te lo dice prima, così prolunghi il contratto invece di rincorrere il mezzo.

Buongiorno Sig. Riva, le scrivo da [nome azienda]. Il noleggio della piattaforma termina giovedì 12: la riconsegna è prevista entro le 18. Se le serve più tempo, mi risponda qui e prolunghiamo il contratto senza problemi.

Palestre: abbonamento e certificato medico

Le palestre hanno due scadenze per ogni iscritto. La prima è l'abbonamento: la data di fine la decidi tu al momento dell'iscrizione, e un messaggio una settimana prima fa la differenza tra un rinnovo naturale e un iscritto che "poi passa" e sparisce.

La seconda è il certificato medico per l'attività sportiva non agonistica, che ha validità di 12 mesi dalla data di rilascio (D.M. 24 aprile 2013). Senza certificato valido l'iscritto non può allenarsi: avvisarlo un mese prima gli dà il tempo di fare la visita senza interrompere gli allenamenti, e a te evita la scena spiacevole del blocco in reception.

Buongiorno Marco, ti scriviamo da [nome palestra]. Il tuo certificato medico scade il 10 maggio: ti conviene prenotare la visita nelle prossime settimane, così non ti fermi. Se hai domande, rispondi pure qui.

Qualche accorgimento

Il messaggio giusto suona come "ti sto evitando un problema": dentro c'è sempre un'informazione utile (la data, cosa succede dopo) e un'azione semplice (rispondi qui). I clienti la differenza rispetto a un sollecito la sentono.

Due promemoria per scadenza bastano: uno con largo anticipo e uno a ridosso. Il terzo di solito porta più clienti infastiditi che risposte. E se il cliente ha già risposto o già prenotato, la conversazione è aperta e non serve altro.

Rendi facile il passo successivo. "Mi risponda qui" funziona perché la risposta ti arriva davvero. Se hai una pagina di prenotazione online, puoi anche chiudere il messaggio con il link: chi legge alle undici di sera prenota subito invece di rimandare a domani.

E soprattutto, trasforma in abitudine il gesto iniziale: ogni volta che conosci una scadenza, evento in calendario con nome e numero nel titolo. Dieci secondi adesso valgono un cliente che torna tra un anno.

Da dove cominciare

Il modo più semplice per capire se il metodo fa per te è provarlo su un caso vero. Prendi le prossime dieci scadenze dei tuoi clienti, quelle che oggi stanno sul foglio di calcolo o sull'agenda, e creale come eventi in calendario con nome e numero nel titolo. Ai promemoria pensa RicordamiApp: messaggio automatico su WhatsApp alla data che scegli tu, risposte inoltrate a te, SMS di riserva se WhatsApp non consegna.

La prova gratuita dura 14 giorni e non chiede la carta di credito: abbastanza per far partire i primi promemoria e vedere arrivare le prime risposte.