Frasi per fissare un appuntamento: WhatsApp, email, telefono

Per fissare un appuntamento con un cliente bastano un motivo chiaro, due orari precisi tra cui scegliere e un riepilogo scritto appena il cliente dice sì. La domanda "quando le farebbe comodo?" sembra gentile, ma di solito apre una trattativa di cinque messaggi. Con due proposte concrete spesso ne basta uno.

Sotto trovi il metodo in quattro passi e le frasi per fissare un appuntamento pronte da copiare per WhatsApp, email e telefono. C'è anche il messaggio di riepilogo da mandare dopo il sì, il passo che quasi tutti saltano.

Se invece sei tu a dover chiedere un appuntamento al medico, al dentista o al parrucchiere, ti serve un'altra guida: come chiedere un appuntamento via WhatsApp.

Come fissare un appuntamento in 4 passi

Che tu scriva su WhatsApp, mandi un'email o telefoni, la struttura non cambia.

Spiega il motivo in una frase. Il cliente deve capire subito perché vale la pena incontrarti: "per vedere insieme il preventivo", "per la prima valutazione", "per firmare i documenti". Se il motivo manca, la richiesta sembra una perdita di tempo.
Proponi due opzioni precise, con giorno e ora: "martedì alle 10 o giovedì alle 16?". Le fasce vaghe costringono a un altro scambio di messaggi. E due scelte bastano: con cinque il cliente rimanda la decisione. Per le visite a domicilio va bene anche una fascia breve, come "tra le 8 e le 9".
Indica durata e luogo, per esempio "ci vogliono 30 minuti, in studio" oppure "20 minuti in videochiamata". Chi sa quanto tempo deve tenere libero dice sì più facilmente.
Manda il riepilogo scritto appena il cliente sceglie: data, ora, indirizzo e cosa portare. Senza questo messaggio, un "sì, va bene" detto di fretta resta una promessa vaga.

Frasi per fissare un appuntamento su WhatsApp

WhatsApp è il canale più rapido, ma è anche quello dove un messaggio scritto male sembra spam. Presentati se il cliente non ha il tuo numero salvato, tieni il testo corto e chiudi con una domanda a cui si risponde con una parola.

Primo contatto, tono formale

Buongiorno sig.ra Bianchi, sono Marco Ferri dello Studio Ferri. Ho ricevuto la sua richiesta per la dichiarazione dei redditi. Possiamo vederci in studio per 30 minuti per raccogliere i documenti: le va bene martedì 10 alle 10:00 oppure giovedì 12 alle 17:00?

Primo contatto, tono informale

Ciao Giulia, sono Sara del centro Armonia, ci hai scritto da Instagram per il trattamento viso. La prima seduta dura un'ora: preferisci mercoledì alle 18 o sabato alle 9:30?

Cliente che conosci già

Ciao Luca, è passato un anno dall'ultimo controllo della caldaia. Passo io da te: ti va bene lunedì mattina tra le 8 e le 9, oppure venerdì pomeriggio dopo le 14?

Dopo un preventivo

Buongiorno Andrea, le ho inviato il preventivo per la ristrutturazione del bagno. Se vuole lo vediamo insieme voce per voce, bastano 20 minuti anche in videochiamata. Domani alle 12:30 o venerdì alle 18:00?

Rispondere a chi ti chiede un appuntamento

Grazie per avermi scritto, Paola. Questa settimana ho libero mercoledì alle 11:00 e venerdì alle 15:30. Mi dica quale preferisce e le blocco subito l'orario.

Se ricevi tante richieste di questo tipo, conviene avere la risposta già pronta: su WhatsApp Business puoi salvarla tra le risposte rapide e richiamarla con una scorciatoia, invece di riscriverla ogni volta.

Esempio di email per fissare un appuntamento di lavoro

L'email funziona meglio quando scrivi a un'azienda per la prima volta, a qualcuno che non ti conosce, oppure quando servono allegati o più persone in copia. L'oggetto deve già dire chi sei, cosa proponi e quanto dura.

Email formale, primo contatto

Oggetto: Richiesta appuntamento: presentazione servizio paghe (30 min)

Gentile dott. Rossi,

le scrivo per proporle un appuntamento in cui presentarle il nostro servizio di gestione paghe. Seguiamo già 40 aziende della provincia con meno di 20 dipendenti, e credo che possa esserle utile.

Le propongo due orari, di persona o in videochiamata:

martedì 17 novembre alle 10:00

giovedì 19 novembre alle 15:00

Se nessuno dei due le va bene, mi indichi lei un momento della settimana successiva.

Cordiali saluti,
Elena Marchi
Marchi Consulenza, 333 1234567

Email a un cliente che ti conosce

Oggetto: Revisione contratto: ci vediamo la prossima settimana?

Ciao Francesca,

come d'accordo, ho preparato la bozza del nuovo contratto. Vorrei rivederla con te prima dell'invio, ci vuole circa un'ora. Lunedì 16 alle 14:00 o mercoledì 18 alle 9:30, in ufficio da voi?

A presto,
Davide

Ancora due accorgimenti. Scrivi il giorno della settimana insieme alla data ("martedì 17 novembre"), così nessuno sbaglia settimana. E se il cliente è all'estero, specifica il fuso orario.

Come fissare un appuntamento al telefono

Al telefono hai pochi secondi prima che l'altro decida se ascoltarti, quindi vai dritto al punto. La proposta di orario deve arrivare dopo poche frasi.

"Buongiorno, sono Elena Marchi di Marchi Consulenza. La chiamo perché il suo collega Bassi mi ha detto che state cercando chi segua le paghe. Non le rubo tempo adesso: le propongo un incontro di mezz'ora per capire se possiamo esservi utili. Le va meglio martedì alle 10 o giovedì alle 15?"

Le obiezioni sono quasi sempre le stesse, e si può rispondere senza diventare insistenti:

Se ti dice "Mi mandi una mail", rispondi: "Certo. Così le arriva già con l'orario giusto: preferisce martedì o giovedì?". Se insiste, manda la mail con due orari, non una brochure.
A "Adesso non ho tempo" puoi rispondere: "Capisco, infatti le propongo solo 20 minuti. Le va bene martedì prossimo alle 10?"
Se ti chiede di richiamarlo più avanti: "Volentieri, mi dice quando? Me lo segno e la chiamo io." Poi richiama davvero, il giorno che vi siete detti.

Appena chiudi la telefonata, manda il riepilogo per iscritto. Gli appuntamenti presi solo a voce sono i primi a saltare.

Dopo il sì: riepilogo e promemoria

Il riepilogo evita equivoci su giorno e indirizzo, e lascia al cliente un messaggio da ritrovare quando non ricorda più l'orario. Mandalo entro un'ora dal sì.

Perfetto, ci vediamo giovedì 19 novembre alle 15:00 nel nostro ufficio di via Roma 12, Bergamo (secondo piano, citofono Marchi). Ci vorrà circa mezz'ora. Se le serve spostarlo, mi scriva pure qui.

Poi c'è il promemoria. Un appuntamento fissato due settimane prima si dimentica facilmente, e un messaggio il giorno prima riduce il rischio che il cliente non si presenti. Trovi testi pronti nella raccolta di messaggi promemoria appuntamento e i consigli su quando inviarli.

Gli errori che allungano la trattativa

Fare una domanda aperta. "Quando è libero?" obbliga il cliente ad aprire l'agenda e a proporre lui un orario. Spesso non risponde più.
Dare troppe opzioni. Con tre fasce orarie al giorno per cinque giorni, la scelta tocca a chi legge, ed è proprio il lavoro che volevi risparmiargli.
Non dire quanto dura. Se non sa se servono 15 minuti o due ore, il cliente rimanda.
Scrivere un messaggio fiume. Su WhatsApp, oltre le cinque righe il testo rischia di essere letto a metà.
Saltare il riepilogo. Così l'appuntamento c'è nella tua agenda ma non nella sua.

Domande frequenti

Come si chiede gentilmente di fissare un appuntamento?

Spiega il motivo dell'incontro, proponi due orari precisi e lascia una via d'uscita: "se nessuno dei due le va bene, mi indichi lei un momento". Le formule di cortesia lunghe servono poco. Quello che il cliente apprezza è non dover perdere tempo.

Meglio WhatsApp, email o telefono?

Dipende da quanto ti conosce il cliente. Con chi ti ha già scritto o è già cliente, WhatsApp è il canale più rapido. A un'azienda che non ti conosce conviene scrivere un'email. Il telefono funziona quando hai un contatto in comune o un motivo forte per chiamare.

Con quanto anticipo conviene fissare un appuntamento?

Per un primo incontro, proponi date entro una o due settimane: più in là il cliente rischia di perdere interesse. Per controlli periodici e scadenze puoi fissarlo anche con mesi di anticipo, purché arrivi un promemoria qualche giorno prima.

Si usa il "Lei" o il "tu"?

Con un nuovo contatto professionale parti dal "Lei", poi segui il cliente: se ti risponde dandoti del tu, passa al tu. Nei settori più informali, come estetica, parrucchieri o palestre, il tu va bene fin dall'inizio.

Dal sì all'appuntamento rispettato

Anche con l'orario fissato e il riepilogo mandato, resta da fare in modo che il cliente si presenti. Se segni gli appuntamenti su Google Calendar, RicordamiApp manda in automatico al cliente il promemoria su WhatsApp, con l'anticipo che scegli tu. Se lo attivi, nel messaggio c'è anche un pulsante per confermare. Puoi provarlo per 14 giorni senza carta.