Etichette WhatsApp Business: come crearle, assegnarle e usarle con le nuove Liste

Gestire centinaia di conversazioni con i clienti su WhatsApp Business può trasformarsi in un problema organizzativo. Le etichette di WhatsApp Business sono lo strumento giusto per mantenere ordine nella casella di posta e offrire un buon servizio clienti. Vediamo come usarle per classificare le conversazioni, seguire meglio il processo di vendita e organizzare il lavoro quotidiano.

Cosa Sono le Etichette in WhatsApp Business e a Cosa Servono

Le etichette su WhatsApp Business sono marcatori colorati che puoi assegnare alle chat. Servono a organizzare le conversazioni in base a criteri che decidi tu. Puoi crearne fino a 20, con i nomi e i colori che si adattano alla tua attività.

L'app ne propone già alcune pronte, che puoi rinominare, ricolorare o eliminare per sostituirle con le tue. Le usi per segmentare i clienti in base al tipo, alla fase di vendita in cui si trovano o al motivo della loro richiesta.

Il vantaggio concreto? Invece di scorrere tutte le chat per trovare un cliente o una conversazione, filtri per etichetta e arrivi subito dove ti serve.

I Vantaggi delle Etichette su WhatsApp Business

Un sistema di etichette ben fatto migliora la gestione quotidiana dei clienti su diversi fronti.

Comunicazioni più ordinate. Le etichette ti permettono di organizzare le chat in categorie logiche. Un cliente abituale è subito distinguibile da un potenziale cliente, e puoi adattare il tono e l'approccio di conseguenza.

Servizio clienti più rapido. Con etichette come "urgente", "richiesta supporto" o "reclamo" puoi dare priorità alle risposte e non perdere nessuna comunicazione importante.

Promozioni più mirate. Se sai chi ha comprato cosa, scrivi solo a quei clienti invece di mandare la stessa offerta a tutti. Tieni presente che oggi scrivere a tutta un'etichetta in un colpo solo è a pagamento: ne parliamo più sotto.

Vendite sotto controllo. Puoi tracciare ogni fase della vendita. Dal primo contatto ("nuovo contatto") alla conclusione ("ordine completato"), hai sempre chiaro a che punto è ogni cliente.

Come Creare e Usare le Etichette (e le Nuove Liste)

WhatsApp sta trasformando le etichette di WhatsApp Business in Liste. Il cambio arriva un po' alla volta, quindi nella tua app potresti trovare ancora "Etichette" oppure già "Liste". Servono alla stessa cosa: raggruppare le chat dei clienti e ritrovarle in fretta. Cambia il percorso nei menu, e ogni tanto il nome di qualche pulsante. In entrambi i casi puoi crearne fino a 20.

Su iPhone (Liste)

1. Tocca Strumenti > Liste > Nuova lista.
2. Scrivi il nome o scegline uno tra i suggerimenti. Se vuoi, cambia il colore.
3. Aggiungi subito le persone o i gruppi che ne fanno parte, poi tocca Fine.
4. Per aggiungere un cliente più tardi, tieni premuta la sua chat, tocca Aggiungi alla lista e scegli una o più liste.
5. Per rivedere le chat di una lista, torna in Strumenti > Liste e toccala. Con Modifica cambi nome, colore e persone; con Elimina lista la cancelli.

Su Android

Se nella tua app c'è già la voce Liste, il percorso è quello dell'iPhone: Strumenti > Liste > Nuova lista. Per mettere una chat in una lista, tienila premuta e tocca l'icona delle liste. Se invece vedi ancora le etichette, fai così:

1. Nella scheda Chat tocca i tre puntini in alto > Etichetta chat. Scrivi il nome, tocca la spunta e poi Salva.
2. Per etichettare una chat, tienila premuta e tocca l'icona dell'etichetta. Scegli una o più etichette e tocca Salva.
3. Per vedere tutte le chat con la stessa etichetta, dalla scheda Chat tocca i tre puntini > Etichette e poi l'etichetta che ti serve.
4. Con l'etichetta aperta, i tre puntini ti danno Modifica etichetta, Scegli colore ed Elimina etichetta.

Da computer (WhatsApp Web)

Se rispondi ai clienti dal computer, su WhatsApp Web le trovi già come Liste: Strumenti > Liste > Aggiungi nuova lista. Per aggiungere una chat, apri il suo menu (la freccia verso il basso) e clicca su Aggiungi alla lista.

Un'ultima scorciatoia, valida ovunque: nella schermata Chat tocca la foto profilo di un cliente e vedi tutte le etichette assegnate a quella conversazione.

E su WhatsApp normale? Le etichette sono una funzione di WhatsApp Business. Nell'app normale ci sono le liste personalizzate, cioè i filtri in cima all'elenco delle chat (famiglia, lavoro, calcetto) che crei con il "+". Per tenere in ordine le chat personali bastano e avanzano.

Esempi Pratici di Etichette per Tipo di Attività

Le etichette funzionano bene solo se la categorizzazione ha senso per la tua attività. Ecco alcune idee concrete:

Per Tipologia di Cliente

• "Nuovo cliente": contatti che hanno appena iniziato a interagire con te
• "Cliente VIP": i tuoi clienti più fedeli e importanti
• "Lead qualificato": potenziali clienti con interesse concreto
• "Ex cliente": persone che hanno acquistato in passato ma non sono più attive

Per Status dell'Ordine

• "Preventivo inviato": richieste di preventivo in attesa di risposta
• "Ordine confermato": clienti che hanno finalizzato l'acquisto
• "In attesa di pagamento": pagamenti pendenti da monitorare
• "Spedito": ordini già evasi e in transito

Per Tipo di Richiesta

• "Supporto tecnico": problemi che richiedono assistenza specializzata
• "Informazioni prodotto": richieste di dettagli sui tuoi articoli
• "Reclamo": lamentele e problemi da gestire con priorità
• "Richiesta reso": procedure di reso da organizzare

Per Campagne Marketing

• "Promo estate": clienti interessati alle offerte stagionali
• "Newsletter": contatti che hanno chiesto aggiornamenti periodici
• "Evento speciale": invitati a presentazioni o lanci prodotto
• "Sconto fedeltà": clienti abituali con sconti dedicati

Per Attività su Appuntamento

• "Prima visita": chi ti ha scritto per prenotare la prima volta
• "Da confermare": appuntamento fissato, ma il cliente non ha ancora detto sì
• "Confermato": ha confermato, puoi preparare tutto
• "Da ricontattare": ha disdetto o chiesto di spostare, va richiamato per una nuova data
• "No-show": non si è presentato senza avvisare

Spostare a mano i clienti da "Da confermare" a "Confermato" regge finché gli appuntamenti sono pochi. Quando diventano decine a settimana, conviene far chiedere la conferma a un sistema automatico: con i promemoria WhatsApp automatici il cliente riceve il messaggio prima dell'appuntamento, risponde con un tocco e lo stato si aggiorna da solo.

Strategie Avanzate per Usare Meglio le Etichette

Oltre alla categorizzazione di base, ci sono modi più evoluti di sfruttare le etichette:

Un messaggio a tutti i clienti di un'etichetta. Per molti è il motivo principale per usare le etichette, ed è anche la parte cambiata di più. Su Android apri l'etichetta, tocca i tre puntini e scegli Messaggia clienti: scrivi il testo una volta e parte verso tutti. WhatsApp però lo invia come messaggio di marketing (in alcuni Paesi si chiama "broadcast business"). Paghi ogni messaggio consegnato, e lo ricevono solo i singoli clienti, non i gruppi.

Per esempio, se hai etichettato come "Cliente beauty" chi ha comprato prodotti di bellezza, puoi avvisarli tutti quando arriva una nuova linea di cosmetici, senza cercarli uno per uno. Mettilo in conto come una piccola campagna a pagamento. L'alternativa sono le liste broadcast classiche, che non passano dai messaggi di marketing ma arrivano solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica.

Tracciare il percorso del cliente. Le etichette possono riflettere le fasi del processo di acquisto. Così sai sempre dove si trova ogni cliente e cosa fare dopo: chi ha ricevuto il preventivo, chi aspetta la consegna, chi è da ricontattare.

Etichette a scadenza. Un'etichetta come "Follow-up settimana" ti ricorda quali clienti contattare entro sette giorni. Aggiorna le etichette regolarmente per non perdere nessuna opportunità.

Più etichette sullo stesso contatto. Ogni chat può avere più etichette. Puoi combinare un'etichetta per tipo di cliente con una per stato dell'ordine, ottenendo una classificazione più precisa.

Controllare cosa funziona. Tieni d'occhio quali categorie generano più conversioni e quali restano ferme. Col tempo, puoi affinare il tuo sistema di etichette in base ai risultati.

Per approfondire: La guida completa a WhatsApp Business · Come creare il catalogo WhatsApp Business · Liste broadcast WhatsApp Business

Conclusione

Le etichette di WhatsApp Business, o le Liste se la tua app è già aggiornata, sono uno strumento semplice che può fare una differenza concreta nella gestione quotidiana dei clienti. Classificare le conversazioni, segmentare i contatti e scrivere al gruppo giusto ti permette di lavorare con più ordine e rispondere meglio ai tuoi clienti.

Se non le usi ancora, dedica qualche minuto a configurare le prime etichette e a categorizzare le conversazioni che hai già. Vedrai subito i risultati in termini di organizzazione e tempi di risposta.

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